Office automation

Cos'è l'office automation?

L'office automation è una tipologia di software applicativo sviluppato per rispondere alle esigenze di automatizzazione dell'ufficio.

Qualche esempio pratico. I principali programmi di office automation permettono all'utente di scrivere e stampare una lettera, fare calcoli complessi, creare grafici statistici, archiviare le informazioni, comunicare tramite internet ecc.

Quali sono i software di office automation

Le principali categorie di software di office automation sono le seguenti:

• Word Processor. Sono software di videoscrittura che consentono all'utente di scrivere dei documenti in forma digitale, sotto forma di file, e all'occorrenza di stamparli su carta. Consentono la scrittura, la modifica, l'archiviazione e la stampa dei documenti. Esempi di word processor sono i software Microsoft Word, Works, ecc.
• Fogli elettronici. Sono software che consentono di effettuare dei calcoli, anche complessi, sopra un foglio digitale detto foglio elettronico ( spreadsheet ). Ogni foglio elettronico è suddiviso in righe, colonne e celle. I primi fogli elettronici furono il Lotus 1-2-3, Symphony e Microsoft Excel.
• Database. Questi software sono specializzati nell'archiviazione dei dati all'interno di database relazionali. Si tratta di archivi elettronici in cui l'utente può sia memorizzare che elaborare i dati. Appartengono a questa categoria Microsoft Access e DBase IV.
• Software di grafica. I software di grafica consentono all'utente di modificare le immagini digitali. E' una categoria di software a se stante, molto variegata, che va dal semplice fotoritocco ai programmi di grafica vettoriale.
• Posta elettronica. I software di posta elettronica permettono di leggere e spedire messaggi e-mail. Sono dei lettori client, installati sul computer, che facilitano le operazioni di comunicazione tramite internet degli utenti. Insieme ai browser sono i software più utilizzati dagli utenti web.

La storia della office automation

I primi software di office automation si diffusero negli anni '80 sui primi personal computer e home computer.

Inizialmente rispondevano alle esigenze di chi lavorava in ufficio ( utenza business ).

Poi gli sviluppatori si resero conto che questi software erano utili anche agli utenti domestici.

Nacquero così le versioni Home edition, più leggere ed economiche rispetto alle Business edition.

I software di office automation erano inizialmente venduti come singoli software, gli uni separati dagli altri.

L'utente era però costretto ad acquistare software diversi.

Inoltre, ogni programma era caratterizzato da un proprio linguaggio e da una propria interfaccia grafica ( GUI ). Il che rendeva più difficoltoso l'utilizzo e la formazione.

Nel corso degli anni '90 furono messe in commercio le suite, ossia delle raccolte di programmi di office automation sviluppati da una software house.

Esempio. Le suite di office automation più conosciute sono Microsoft Office e Open Office.

Qual era il vantaggio della suite?

Nelle suite erano incluse tutte le principali tipologie di software di office automation ( videoscrittura, database, foglio elettronico, posta elettronica, grafica ).

In questo modo l'utente poteva acquistare tutti i programmi con un solo acquisto. Spesso a costo inferiore rispetto alla somma dei prezzi dei singoli programmi.

Infine, le interfacce dei vari programmi della suite furono unificate per migliorare l'usabilità e semplificare l'utilizzo da parte dell'utente finale.

Nota. Alcuni software di office automation di base, quelli più semplici e non professionali, furono inseriti come programmi di default nei sistemi operativi. Ad esempio, i text editor, i software client della posta elettronica e i browser sono ormai inclusi nei S.O. I software professionali, invece, continuano ad avere un mercato a se stante.